ChatGPTプロジェクト機能の使い方｜中小企業の発信を仕組み化する5ステップ

ChatGPTを毎日使っていても、「同じ説明を何度も入力している」と感じる発信担当者は少なくありません。「過去のやり取りがどこに行ったか分からない」という声もよく届きます。筆者も中小企業の広報担当者の方から、月に何度も同じ相談を受けてきました。

結論から言うと、ChatGPTのプロジェクト機能は、特定テーマごとに会話・ファイル・指示をひとまとめにできる「作業部屋」です。無料プランでも作成でき、本記事では作り方・5ステップの使い方・中小企業の発信実務での活用例を順に解説します。

プロジェクト機能を仕組みとして使いこなせば、思いつき発信から蓄積型発信への切り替えが現実的になります。読んでそのまま社内に横展開できる形でまとめましたので、お役に立てれば嬉しく思います。

ChatGPTのプロジェクト機能とは

ChatGPTのプロジェクト機能とは、特定テーマの会話・ファイル・カスタム指示をひとつにまとめて管理できる「作業部屋」のことです。関連スレッドが散らばらず、同じ前提のまま何度でも相談できます。2024年末のアップデートで提供が始まり、2025年以降は無料プランでも利用できる範囲が広がりました。

発信担当者にとっての価値は、ChatGPTを「毎回ゼロから説明する相手」から「文脈を共有する相棒」に変えられる点にあります。まず仕組みの違いを一覧で押さえておきましょう。

作業部屋のように会話とファイルを束ねる仕組み

プロジェクト機能は、1つのテーマに紐づく会話スレッドを縦に積み重ね、関連ファイルとカスタム指示を横から支える構造になっています。従来のChatGPTは「1スレッド＝1会話」で、同じテーマでも新しいスレッドを開くたびに前提を説明し直す必要がありました。

プロジェクトを作ると、その部屋の中で開いた全スレッドが同じ資料と指示を参照します。例えば「自社の広報」というプロジェクトを1つ作っておきます。プレスリリース案・SNS投稿案・取材対応FAQなどを別スレッドで進めても、口調や会社情報がぶれなくなる整理です。

AI先生 久保直樹氏の解説動画「【完全版】ChatGPTの『プロジェクト機能』の使い方&業務活用事例5選！」でも、冒頭で「散らばる会話を1つの部屋にまとめる発想」が初心者のつまずきを解消すると紹介されています。筆者が社内で導入支援を行った際も、まず「部屋のメタファー」を伝えるだけで、担当者の表情が明らかに和らぎました。

無料プランで使える範囲と有料プランとの違い

プロジェクト機能そのものは無料プランでも作成・利用できます。ただし有料プラン(ChatGPT Plus / Team / Enterprise)と比べると、以下の制限が付きます。

・高機能モデル(GPT-5など)の利用回数が少ない ・1日に送信できるメッセージ数に上限がある ・一部の高度な機能(詳細な画像生成・ディープリサーチなど)が制限される

発信実務の観点では、無料プランでも「社内ガイドラインの登録」「原稿のたたき台作成」「過去取材メモの要約」といった用途は十分こなせます。使う頻度が週5日を超えてきた段階で、月額プランへの切り替えを考える流れが現実的と言えます。

GPTsやカスタム指示との役割の違い

プロジェクト機能は、よく「GPTs」や「カスタム指示」と混同されます。それぞれの立ち位置を一度整理しておきましょう。

・カスタム指示：アカウント全体に効く「あなたへの説明書」 ・GPTs：公開・共有もできる「配布用のカスタムAI」 ・プロジェクト：テーマ別の「自分専用の作業部屋」

カスタム指示は全スレッドに影響するため、「全業務に効く前提」だけを書きます。GPTsは社外にも配りたいツール向きです。プロジェクトは「社内の、このテーマだけ」で深堀りしたいときに最も使い勝手が良いと捉えています。

ChatGPTプロジェクト機能で中小企業が得られる3つのメリット

ChatGPTプロジェクト機能のメリットは、ばらばらだった発信の素材と判断軸をひとつに集約できる点にあります。中小企業ほど「思いつき発信」から抜け出しにくい構造があるため、仕組み化の効果が大きい機能と言えます。

ここでは発信担当者の視点で、現場で効いてくる3つの価値に絞って整理します。SHIFT AIニュースの動画「プロがChatGPTの『GPTs』より『プロジェクト機能』を使う理由」でも同じ論点が取り上げられていました。

テーマごとに文脈が切れないので毎回ゼロから説明しなくて済む

1つ目のメリットは、毎回の「前提説明コスト」がなくなることです。従来のChatGPT運用では、スレッドを開くたびに毎回背景を打ち込んでいた担当者が多くいらっしゃいました。「当社はBtoBの製造業で、従業員は50名で……」という自己紹介文を、ほぼ丸写しで繰り返す運用です。

プロジェクト機能を使うと、この背景説明をカスタム指示に一度だけ書けば済みます。筆者がご支援した30名規模の製造業では、1プロジェクト導入後、発信相談にかける時間が週1.5時間ほど短くなりました。細切れの時短ですが、半年単位で見ると数十時間規模の資産化です。

資料・ガイドライン・口調ルールを一度登録すれば全スレッドに反映できる

2つ目は、資料とルールの一元管理ができる点です。プロジェクトには、PDF・Word・テキストなどのファイルをアップロードできます。「自社の会社案内」「過去のプレスリリース10本」「NGワード集」などを入れておきましょう。新しいスレッドでも、その情報を踏まえて回答が生成されます。

とくに効くのが「口調ルール」の統一です。例えば「語尾は『です・ます』で統一」「カタカナ用語の後ろに英字表記を添える」といった社内ルールを登録しておきます。すると担当者が交代しても、文章のトーンが崩れにくくなるという整理です。これは、蓄積型発信における「読者からの信頼」の土台そのものと捉えています。

担当者が変わっても同じ品質で発信を続けられる

3つ目は、属人化からの脱却です。中小企業の広報・マーケ業務は、1〜2名で回しているケースが大半を占めます。担当者の退職や異動で、過去のナレッジがそのまま蒸発してしまう悩みをよく伺います。

プロジェクトに資料と指示を集約しておけば、その「作業部屋」自体が引き継ぎ資料になります。新しい担当者はプロジェクトを開くだけで、過去の判断軸・文脈・資料に一気にアクセスできる形です。発信を「人」ではなく「仕組み」に紐づける第一歩として、プロジェクト機能は非常に実務的な選択肢です。

ChatGPTプロジェクト機能の使い方【5ステップ】

ChatGPTプロジェクト機能の使い方は、画面上の「新しいプロジェクト」から順にたどれば5ステップで完結します。10分ほど見ておけば、最初のプロジェクトが「使える状態」になります。無料プランでも全ステップを試せます。

複数のチュートリアルで共通する手順を抽出すると、「作成→名前→ファイル→指示→スレッド」の順になります。「AIで自動で動画を作る工場」の入門動画「ChatGPTのプロジェクト機能の使い方」でも、ほぼ同じ流れで解説されていました。

ステップ1 新しいプロジェクトを作成する

最初のステップは、サイドバーからプロジェクトを新規作成することです。ChatGPTの左サイドバーに「プロジェクト」という項目があります。右側の「＋」アイコンをクリックすると、空のプロジェクトが生成されます。

ここで迷いやすいのが、「どの単位で作ればいいのか」という点です。筆者はいつも「3か月以上続くテーマ」を基準に提案しています。例えば「2026年の新サービス発信」「採用広報」「社長インタビュー連載」などが候補になります。ある程度の期間に渡って情報が積み上がるテーマが向いています。

ステップ2 プロジェクト名と目的を言語化する

次に、プロジェクトに分かりやすい名前と目的を付けます。社内で複数名が使うことを見据え、名前は「略語＋テーマ＋期間」の形式を推奨しています。例えば「KH_広報_2026Q4」のような形です。

目的欄は、ChatGPTに「このプロジェクトで何を実現したいか」を伝える重要な場所です。「自社の広報活動を支える文章生成と編集のパートナーとして使う」のように、業務ゴールと役割を1〜2行で言語化しましょう。この一手間が、後のアウトプット精度を大きく左右します。

ステップ3 ファイル(資料)をアップロードする

3つ目のステップは、プロジェクトの前提となるファイルをアップロードする工程です。アップロード可能なのはPDF・Word・テキスト・スプレッドシートなど、業務でよく扱う形式がひととおり揃っています。

発信関連なら、以下の3つを最初に入れておくと効果が高くなります。

・会社案内PDF(自社の正式表記・ミッションを揃えるため) ・過去のプレスリリースやnote記事(文体の学習素材として) ・自社用語集・NGワードリスト(ハルシネーション防止として)

ChatGPTがこれらを常に参照できる状態になるため、「毎回同じ資料を貼り直す」手間が消えます。筆者が支援する中小企業では、この工程だけでChatGPTのアウトプット品質が目に見えて安定しました。

ステップ4 指示(カスタムインストラクション)を書く

4つ目は、プロジェクトごとのカスタム指示を書く工程です。カスタム指示とは、「このプロジェクトでは常にこう振る舞ってほしい」というルールを事前に伝える機能のことです。例えば「文体は常体ではなく敬体」「数字は半角で表記」「社内メンバーの実名は出さない」といった運用ルールを登録します。

指示文は長すぎると逆に効きが悪くなります。目安は300〜600字程度に収め、箇条書き+短い説明文で構成しましょう。ChatGPTが参照しやすくなるという整理です。あいまる氏の動画でも、短く・明確に・優先順位を付けて書くことが強調されていました（『右腕』として使い倒すための必須設定3選）。

ステップ5 スレッドを分けて作業する

最後のステップは、プロジェクト内で複数のスレッドを立てて作業を進める工程です。1つのスレッドに全てを詰め込まず、「プレスリリース用」「SNS用」「社内報用」とスレッドを分けると、履歴が追いやすくなります。

スレッドは同じプロジェクト内なら、資料とカスタム指示を共通で参照します。そのため、スレッドが分かれていても文体や前提がぶれない形で成果物を得られるわけです。これが、蓄積型発信の運用において大きな効率化を生みます。

発信担当者が真似できるプロジェクトの活用例

ハッシンラボの読者である中小企業の発信担当者が、プロジェクト機能を実務で使うなら何から始めるのが現実的でしょうか。ここでは「蓄積型発信」の視点で、効果が出やすい3つの型を紹介します。

いずれも1人の担当者が、1日で立ち上げられる現実的な粒度です。全部を一度に作るのではなく、まずは1つから始めて運用を回し、必要になったら増やす流れをおすすめしています。

型1 自社の発信ガイドラインを登録した「広報プロジェクト」

1つ目の型は、プレスリリース・コーポレートSNS・社内報の文章生成を担う「広報プロジェクト」です。ここには、自社の会社案内・過去広報資料・NGワード集・媒体別の文字数ルールを登録します。カスタム指示には「経営層向けの落ち着いたトーン」「主語は常に自社名」などを書き込みます。

このプロジェクトを1つ運用するだけで、プレスリリース初稿作成の時間が半分以下になった中小企業の事例があります。「毎回ゼロから書く」業務が「下地を整えて仕上げる」業務に変わり、担当者が本来やるべき編集判断に集中できるようになる形です。

型2 取材メモ・議事録を集約した「記事ネタ台帳プロジェクト」

2つ目は、取材メモ・社員ヒアリング・社長インタビューの議事録を集約する「記事ネタ台帳プロジェクト」です。素材は多いのに「書けない」と悩む企業様の多くが、情報の受け皿を持っていないことに課題を抱えています。

このプロジェクトでは、取材録音の文字起こしや議事録をファイルとして登録します。カスタム指示には「読者ペルソナ：中小企業の経営者」などの前提を書き込みます。すると「過去3件の取材から見出し案を10個出して」のような相談が、スレッド1本で完結する流れです。「べリックワークス」氏の短尺動画でも、散らばる情報を1プロジェクトに集約する効用が紹介されていました。

型3 競合リサーチと市場トレンドを束ねる「調査プロジェクト」

3つ目は、競合・市場・業界トレンドの調査結果をまとめる「調査プロジェクト」です。業界レポートPDF・自社でまとめたSWOTメモ・競合サイトのスクリーンショット一覧などを登録しておきます。カスタム指示には「出典のない数値は使わない」「推測は『推測』と明示する」といった、ハルシネーション抑制のルールを書き込みます。

このプロジェクトを運用すると、月1回の社内会議資料づくりが驚くほど楽になります。筆者の体感では、過去資料を探す時間と出典を再確認する時間が半減しました。蓄積型発信のネタ元としても機能するため、記事ネタ台帳プロジェクトと組み合わせると、継続的なコンテンツ発信の推進力になります。

プロジェクト機能とGPTsの違い・使い分け

プロジェクト機能と混同されやすいのが「GPTs」です。プロジェクトは自分や社内の作業空間、GPTsは公開・共有できるカスタムAIと整理すると迷いにくくなります。中小企業の社内利用なら、まずはプロジェクトから入るのが現実的と考えています。

SHIFT AIの動画でも、プロが実務でGPTsよりプロジェクトを選ぶ理由が整理されています。「業務の文脈ごとに情報を貯めやすい」「社外共有が前提ではないため気楽に試行錯誤できる」の2点です。

プロジェクトは「自分・社内の作業空間」

プロジェクトは、個人または社内の限られたメンバーで使う作業空間です。ファイル・指示・履歴はプロジェクト内に閉じます。社外に出せない資料や顧客情報を扱っても、他人のアカウントに見られる心配はありません。試行錯誤しやすい点が、現場担当者には大きな価値です。

GPTsは「配布できるカスタムAI」

一方のGPTsは、業務専用のカスタムAIをパッケージとして作り、他ユーザーに配布できる機能です。例えば「新人営業向けのトークスクリプト生成GPT」を作って社内に配布する使い方があります。公開GPTとして、世界中のユーザーに使ってもらうことも可能です。設計の手間はかかりますが、業務が標準化された段階でGPTsに移行する価値は高まります。

中小企業はプロジェクト先行→必要になったらGPTsへ

中小企業の社内発信では、まずプロジェクトで「このテーマに関する当社の判断軸」を1〜2か月運用します。ノウハウが固まった段階でGPTsに切り出す流れを推奨しています。いきなりGPTsを作ろうとすると、設計のハードルが高く挫折しがちです。プロジェクトで実践を積んだ分だけ、良いGPTsが設計できる順番と捉えています。

ChatGPTプロジェクト機能を使うときの注意点

業務でプロジェクト機能を使うなら、情報の扱いと設定を最初に整えておくのが安全です。特に顧客情報や未公開資料をアップロードする場合は、学習利用のオン・オフや共有範囲を事前に確認しておきましょう。ここでは最低限押さえておきたい3つの観点を取り上げます。

機密情報・個人情報の取り扱いルールを決める

プロジェクトにアップロードできるファイルの範囲は、社内でルール化しておくのが安全です。例えば「顧客名を含むデータは個人名を伏せ字にする」「未公開のM&A資料は入れない」など。運用基準を、Excelなどに1枚で整理しておきましょう。

OpenAIが公開する利用規約・プライバシー関連ドキュメントは、OpenAI Policies(policies.openai.com) で確認できます。契約プラン(無料/Plus/Team/Enterprise)によってデータ取り扱いの条件が異なります。自社が利用しているプランの条項を一度は目を通しておく価値があります。

モデル学習に使われない設定になっているか確認する

ChatGPTには、入力した会話やファイルを「モデル改善に使う」かどうかの設定があります。業務利用では、基本的にオフにしておく運用が無難です。手順は、設定>データコントロール>「すべての人のためにモデルを改善する」をオフに切り替えます。

ChatGPT Team・Enterpriseでは、既定で学習に使われない仕様です。無料プラン・Plusプランで業務利用する場合は、各担当者のアカウント設定を揃えておきましょう。

指示文は定期的に見直して陳腐化を防ぐ

カスタム指示やアップロード資料は、「作って終わり」ではなく定期的な見直しが欠かせません。会社のサービスラインナップや代表者メッセージが更新されるたびに、プロジェクトの内容が実態からずれていきます。

目安として、3か月に1回、プロジェクトの指示文と登録ファイルを棚卸しする運用がおすすめです。見直しのタイミングを月末会議などに紐づけてしまうと、担当者の負担が増えずに回ります。小さな仕組みですが、蓄積型発信の精度を保つうえで効いてきます。

よくある質問(FAQ)

最後に、プロジェクト機能について発信担当者からよく聞かれる質問をまとめます。導入前の判断材料として参考にしてください。

無料プランでもプロジェクトは作れますか

はい、無料プランでもプロジェクトの作成・ファイルアップロード・カスタム指示の登録が利用できます。ただし有料プランと比べて、1日あたりのメッセージ数や高機能モデルの利用回数に制限があります。使う頻度が週5日を超えてきた段階で、月額の有料プランへの切り替えが現実的です。

プロジェクトに登録したファイルは学習に使われますか

ChatGPTの設定で「すべての人のためにモデルを改善する」をオフにしておけば、学習に使われない運用になります。業務利用の前に、設定>データコントロールで状態を確認してください。ChatGPT Team・Enterpriseでは、既定で学習利用がオフになっています。

プロジェクトはチームで共有できますか

個人プラン・無料プランでは、プロジェクト自体を他ユーザーと共有する機能は提供されていません。チーム全員で同じプロジェクトを共有したい場合は、ChatGPT Team・Enterpriseなど法人向けプランが選択肢になります。発信業務を2名以上で分担する企業様は、将来的なプラン移行を見据えておくと安全です。

GPTsとプロジェクトは併用できますか

はい、同じアカウント内でGPTsとプロジェクトを併用できます。社内配布用の標準化されたAIはGPTsが担当します。プロジェクトごとの試行錯誤用はプロジェクトが担当する、と役割を分けると実務的です。プロジェクトで実践を重ねたノウハウを、後からGPTsに結晶化する流れが現実的と捉えています。

プロジェクトはいくつ作れますか

プランによって作成可能なプロジェクト数は変わります。無料プランでも複数のプロジェクトを作れますが、公式ドキュメントで最新の上限を確認するのが安全です。筆者が中小企業に提案するときは、1人あたり最大5プロジェクトを目安にしています。これ以上増えると担当者が各プロジェクトの前提を覚えきれず、仕組み化のメリットが薄れていきます。

まとめ

ChatGPTのプロジェクト機能は、特定テーマごとの会話・ファイル・カスタム指示を1つの「作業部屋」に束ねる仕組みです。無料プランから始められ、5ステップで最初のプロジェクトが使える状態になります。発信担当者にとっては、「毎回ゼロから説明する手間」を減らし、属人化からの脱却を進める実務ツールです。

まずは「広報プロジェクト」など1テーマから運用し、担当者の負担を下げながら蓄積型発信の仕組みを整えていきましょう。情報の扱いや学習利用の設定を最初に整えておけば、安全かつ継続的に資産化が進みます。

この記事の著者

飯塚 昭博

Akihiro Iitsuka

コントリ株式会社 代表取締役

青山学院大学卒業後、自動車会社にて年間180億円規模の設備調達を担当。中小企業経営者の想いに触れる中でその価値を伝えることに使命を感じ、2023年独立。経営者インタビューメディア「コントリ」を運営し、100社以上の経営者を取材。SEO・AI活用・発信設計を通じて中小企業の「伝わる発信」を支援している。

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